HƯỚNG DẪN VỀ SỔ 3 LIÊN VÀ CÁCH XỬ LÝ FILE TRONG IN ẤN

Giấy Carbonless (còn gọi là giấy không hơn, hay giấy NCR – No Carbon Need ) là loại giấy dùng để tạo nhiều bản sao của cùng một nội dung mà không cần sử dụng giấy hơn như truyền thống.

Cấu hình tạo giấy carbonless gồm 3 lớp chính:

  – CB (Coated Back): Lớp giấy trên cùng, chứa thuốc Android ở mặt dưới.

  -CF (Coated Front): Lớp giấy cuối cùng, chứa chất nhận màu (chất nhận màu) ở mặt trên.

  -CFB (Coated Front & Back): Lớp trung gian, vừa nhận màu truyền thông (sử dụng cho biểu mẫu nhiều liên kết).

Khi viết hoặc in trên lớp giấy đầu tiên, áp lực từ bút hoặc đầu in làm gãy các vi nang mực siêu nhỏ ở mặt dưới, truyền sang lớp dưới nhờ Phản ứng hóa học, giúp hiện hình nội dung tương ứng.Ưu phòng một

Không cần giấy hơn , tiện lợi, sạch sẽ, không bị lem mực.

  -Sao chép nội dung rõ ràng trên nhiều liên kết (từ 2 đến 6 liên kết).

  -Tốc độ nhanh hơn , có thể in offset hoặc in laser tùy chỉnh.

  -Tăng tính chuyên nghiệp trong biểu tượng mẫu – hóa đơn – giao nhận.

  -Có thể cài đặt sẵn màu sắc, logo, chia khung theo mục đích sử dụng.

Liên 1, liên 2, liên 3 là gì?

Liên là khái niệm thường gắn với nghề kế toán. Những người làm nghề kế toán đều hiểu rất rõ về khái niệm này. Tuy nhiên, những người ít tiếp xúc với chứng từ kế toán sẽ không hiểu liên 1 liên 2 liên 3 là gì. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn tìm hiểu về vấn đề này.

Liên là gì ( Liên 1, 2 , 3 )

Hiểu đơn giản là liên 1 , 2 , 3 sẽ chung nội dung và thông tin nhưng màu sắc khác nhau , khi điền thông tin liên đầu thì liên sau cũng nhận thông tin tương tự

Công dụng của Liên 1 liên 2 liên 3

Hóa đơn 1 liên :

-Là loại hóa đơn thường được dùng làm hóa đơn bán lẻ (không cần lưu lại). Có thể giúp liệt kê tên hàng hóa của khách hàng mua và số tiền tương ứng để giúp việc tính tiền được dễ dàng và minh bạch hơn.

Hóa đơn liên 2 liên : 

-Được dùng làm hóa đơn bán buôn và hóa đơn bán lẻ. Liệt kê tên hàng hóa bán cho khách hàng, liệt kê tổng số tiền, thời hạn bảo hành (nếu có), giúp cho việc đối chiếu hàng hóa khi mua bán được nhanh chóng và thuận tiện (khi cần).

Hóa đơn 3 liên :

-Thường được dùng ở các công ty bán buôn, công ty bán hàng qua mạng, công ty chuyển phát nhanh, công ty giao hàng… dùng làm hóa đơn, biên lai, biên nhận. Hóa đơn 3 liên cũng có tác dụng như loại 1 liên và 2 liên nhưng nó có thêm liên thứ 3 để có thể lưu lại kho hoặc khi giao đến cho khách hàng ký và người vận chuyển cầm về đưa lại cho công ty (mục đích để chứng minh họ đã giao hàng và khách đã nhận hàng).

Đối tượng sử dụng 

Hóa đơn 1 liên :

-Đúng ở những cửa hàng bán lẻ, trực tiếp bán hàng hóa đến tay người tiêu dùng.

Hóa đơn  liên 2 liên :

-Ở các cửa hàng, công ty bán hàng hóa cần bảo hành. Cần lưu lại thông tin của khách hàng và thông tin sản phẩm để giúp đối chiếu về sau.

Hóa đơn 3 liên

-Những công ty chuyên bán buôn với số lượng lớn, công ty chuyển phát hàng hóa, công ty giao hàng qua mạng, quán bia, nhà hàng dùng khi làm oder….

Cách phân biệt các liên và màu sắc liên phổ biến

Đối với việc in ấn và sản xuất hóa đơn, biên lai nhiều liên (sổ carbonless), việc phân biệt và sắp xếp đúng vị trí của liên đầu (CB), liên giữa (CFB) và liên cuối (CF) là bắt buộc để thuốc ký tự có thể tác dụng và hiển thị mực khi viết.

Để biết chính xác trong 3 màu (ví dụ: Trắng, Hồng, Xanh) cái nào nằm ở trên, ở giữa hay ở dưới, chúng ta dựa vào 2 phương pháp chính: Quy trình kiểm tra kỹ thuật (bản chất giấy) và Quy ước màu sắc phổ biến trong ngành in.

“liên đầu” : là tờ giấy nằm trên cùng và không được tẩm thuốc ở mặt trên. Tuy nhiên, mặt dưới của liên đầu thường được phủ một lớp thuốc/mực hóa học không màu (gọi là lớp CB – Coated Back),

“liên giữa” : Được phủ thuốc ở cả 2 mặt (Mặt trước nhận thuốc từ liên trên ép xuống, mặt sau truyền thuốc xuống liên dưới).

“liên cuối” : Chỉ được phủ thuốc ở mặt trước để nhận mực. Mặt sau là giấy trơn bình thường.

• Tóm lại là các liên sẽ tẩm lớp thuốc để khi điền thông tin 1 tờ thì nó sẽ hiện luôn thông tin lên 2 tờ sau ( viết bằng bút bi mực ) ( đóng dấu không ăn xuống liên sau )

Trong ngành in và đóng cuốn hóa đơn tại Việt Nam, tuy khách hàng có thể chọn màu theo ý thích, nhưng có một quy ước màu tránh lộn xộn khi đóng cuốn

Thiết kế file trên khổ A5 ( 148 X 210mm )

=> Ta sẽ cách ra 1 khoản 15-25mm để đánh dấu đường bế  răng cưa

=> Đường răng cưa tạo ra các khoảng hở nhỏ nối tiếp nhau trên bề mặt giấy hoặc màng nhựa. Nhờ đó, người dùng có thể xé rời các phần ra một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng mà không cần dùng kéo, đặc biệt là vết xé luôn thẳng đẹp, không bị rách lem nhem vào phần nội dung.

( ảnh minh họa đường răng cưa )

=> Ở thanh công cụ ta chọn Line Tool ( phím tắt \ )

=> Đè nút Shift và kéo xuống 1 đường thẳng để đánh dấu

=> Vào windows => Chọn stroke ( phím tắt Ctrl + F10 )

Mục Stroke => Tích chọn Dashed Line = > Chọn 5pt

Mục Align => Chọn theo số để căn giữa và căn sát lề

=> Vẫn tích đường line

=> Nhìn lên trên thanh công cụ Mục X ( Trục ngang ) Điền vào số mm muốn bế răng cưa ( bài này làm 20mm nên điền 20mm )

=> Tạo 1 Rectangle với khổ A5 xong căn giữa

=> Quets tất cả => Chuột phải => Make Clipping Mask

=> Thoàn thành File Phiêu Thu

=> Phiếu Chi làm tương tự

Đây là File bìa thoàn thành khổ A5 ( 148X 210mm)

=>Ta sẽ làm đánh dấu bấm ghim

=> Cách ra khoàn 12 -15mm ( miễn không lố qua bế răng cưa )

( ảnh minh họa)

=> Chọn Line tool => Đè shift và kéo 1 đường thẳng ngắn xuống

=> Để 0.25pt

=> Ấn vào đường thằng đè Shit + Alt kéo xuống 1 khoảng ngắn ( đừng dài quá ) nó sẽ ra thêm 1 cái sau đó Group cả 2

=> Allign Chọn số như hình để căn giữa và lề

=> => Nhìn lên trên thanh công cụ Mục X ( Trục ngang ) Điền vào số mm bấm ghim ( 12-15mm)  bài đang làm 12mm

=> Copy  đường Line tools qua phiếu chi ( làm bước Allign )

=> Tạo 1 Rectangle với khổ A5 xong căn giữa

=> Quets tất cả => Chuột phải => Make Clipping Mask

=> Thoàn thành File Bìa In Phiếu Thu

=> Phiếu Chi Bìa in làm tương tự

Ta sẽ dàn trên khổ ( 210X300mm)

Hướng dẫn dàn file cho người chưa biết : https://giainoffset.com/huong-dan-su-dung-script-dat-bon-tu-dong/

Link tải Script đặt bon cắt tự động : https://giainoffset.com/script-dat-bon-cat-tu-dong/

Đây là file sau khi dàn trên khổ ( 210x300mm)

=> Vì file đang làm khổ bị sát không dư gì nên không đặt bon được nên sẽ dặn người cắt đặt dao

=> Xuất file pdf và  Sang PSM

Cách setting PrintShop Mail có bản cho người chưa biết : https://giainoffset.com/huong-dan-chay-ma-bien-doi-trong-printshopmaill-by-mrkiet/

=> Vào PSM

=> Mua giấy carbonless ( 210x300mm ) thì điền vô

=> Nhập file pdf vô bài

=> Vào excel

TQS SẼ LÀ (THU QUYỂN SỔ )

TSP SẼ LÀ ( THU SỐ PHIẾU)

–

CQS SẼ LÀ ( CHI QUYỂN SỔ )

CSP SẼ LÀ ( CHI SỐ PHIẾU )

Bài này in 3 liên

=> Mà in 240 phiếu mỗi màu

=> Trắng 240 Phiếu

=> Vàng 240 Phiếu

=> Xanh dương 240 phiếu

=> Lấy 240 chia hết cho số có thể chia được 240 mà không bị lẻ tùy bọn thích in nhiều cuốn hay ít cuốn

=> Ví dụ 240 :  40 = 6 quyển , 240 : 30 = 8 quyển..vv  ( :40,:30  số chia này là số bộ hóa đơn của mỗi quyển )

=> Chia 40 thì có 40 bộ hóa đơn 3 liên tổng là 120 tờ 1 quyển , chia 30 thì có 30 bộ hóa đơn 3 liên tổng 90 tờ 1 quyển

=>  Ở TQS (THU QUYỂN SỔ ) của excel vì bài này làm 40 bộ 1 quyển nên copy 40 số 1 ( quyển 1 )sao cho bên TSP ( THU SỐ PHIẾU ) bằng số 40

=> Tiếp theo copy 40 số 2 ( quyển 2 ) sao cho bên TSP ( THU SỐ PHIẾU ) bằng số 80 … tiếp như vậy ( Nhảy 40 số 1 chuyển qua số 2 , Nhảy 40 số 2 chuyển số 3)

=> Lưu file xuất database trong PSM

=> Kéo vào ô cần đánh seri

=>Khi PSM nhận diện kiểu dữ liệu của ô là Number, phần mềm sẽ tự động áp dụng định dạng số mặc định (thường bao gồm 2 chữ số thập phân .00).

=> Cần chuyển từ định dạng Number sang text

=> Nhấp vào Window => Variables ( Control +2 )

=> Ở Variables  Đè phím control và nhấp vào số cần thay đổi định dạng

=> Vào window bấm Properties

=> Bảng Properties => Category đổi sang dạng text

=> Để đặt số nhảy ta tạo 1 text box

=> Nhập  @Sonhay@/ ( Số tờ muốn nhảy )

=> Chọn Edit Expression

=> Mục Functions ta kéo xuống COUNTER nhấp vào ô … màu trắng

=> Setting như ảnh

=> Lưu ý Mục End value làm bao nhiêu trang thì điền bấy nhiêu bài này in 240 tờ nên điền 240

=> Nếu không dư chỗ để số nhảy thì để góc này nghiêng dễ thấy

=> Dư thì để xuống dưới

Control P => Print

Hướng dẫn đánh số nhảy cho Adobe Indesign

=> With 21cm ( 210mm ) , Height 30mm (300mm)

=> Top,Bottom,Inside,Outside chỉnh về 0 hết

=> Tạo Artboard thiết kế như IIIustrator

=>  Place Flie PĐF đã  thiết kế qua Indesign

=> Hình ảnh bị mờ như hình thì ta ấn vào mục view => Display Perfomrmace => Tích chọn High Quailty Display

=> Window => Utilities => Date Marge

=> Vào excel => Vì adobe Indesign không có lệnh số nhảy nên ta nhảy luôn trong excel

=> Pass lệnh ở dưới => Bài này in 240 tờ nên nhảy 240 tờ có thể thay đổi lệnh tùy vào số tờ in ở chỗ số “240”

=ROW(A1)&”/240 T

=> Kéo xuống thì số sẽ tự nhảy

”

=> Xuất qua định dạng Text (Tab delimites )

> Đata Merge => Nhấp vào dấu 4 gạch => Select Đata Source

=> Chọn file txt đã xuất => Open

=> Nếu bị lỗi như này Thì ở excel Xuất dạng Unicode Text (*.txt )

Công cụ Ractangle Frame Tools  ( F )  kéo nó vô bài

=> Vừa tích khung Ractangle vừa tích số seri trong Data Merge

=> Các seri khác làm y chang

=> Thoàn thành

=> Để Xuất PDDF vào Data Merge => Nhấn 3 gạch => Chọn Export To PDF

=> Tích chọn All Record => Chọn OK

=> Chọn HighQuailty Print => Export

Ta in test 1 tờ trước

=>Kiểm tra File đã in có bị lệch nhiều so với Trong File đã thiết kế không

=> Ví dụ bài này Khoảng cách răng cưa 20mm mà đo trong thước tầm 20mm thì OK

=> Đo khoảng cách như hình so file gốc nếu không lệch quá nhiều thì in

=> In xong đem đi bế liên

=> Đây là Liên sau khi bế

=> Thứ tự để làm 1 cuốn sổ liên là : In liên => Bế răng cưa => Xếp liên và phân loại thành từng cuốn => Đóng ghim gáy => Dán keo vào gáy => Cắt thành phẩm

=> Ta sẽ xếp Liên cuối cùng trước  ( liên vàng ) đầu tiên   Liên hồng (Giữa ) và Liên trắng ( Cuối cùng )

=> Xếp vậy thì sau khi xếp xong thì sẽ chuẩn liên 1 ( trắng ) liên 2 ( hồng ) liên 3 ( vàng )

=> Vì Excel làm 40 số nhảy 1 quyển thì ( 240 – 201 ) nó sẽ qua quyển 5 ta sẽ tách ra và làm tiếp  (200-161) quyển 4.. tách ra làm tiếp (160-121 ) quyển 3…

=

Sau khi xếp liên thì ta Đóng ghim gáy để dán gáy

=> Bấm ghim xong thì ta dán gáy

=> Cắt thành phẩm

‘

=> Cắt thành phẩm thì đã xong

Cảm ơn đã xem bài viết.