Hướng dẫn sử dụng phần mềm PrintShop Mail - Thực Hiện Bởi Lý

Phần Mềm Prinshop Mail là gì?

PrintShop Mail là phần mềm chuyên dụng cho in dữ liệu biến đổi (Variable Data Printing – VDP), giúp người dùng dễ dàng tạo ra các tài liệu cá nhân hóa như thư mời, hóa đơn, nhãn sản phẩm, phiếu giảm giá, bưu thiếp,… bằng cách kết hợp một mẫu thiết kế duy nhất với nguồn dữ liệu như Excel, CSV hay cơ sở dữ liệu SQL. Phần mềm cho phép chèn văn bản, hình ảnh, mã vạch hoặc mã QR khác nhau cho từng bản in, tối ưu hiệu quả cho các chiến dịch in ấn marketing quy mô lớn. Với khả năng tương thích cao với nhiều loại máy in kỹ thuật số và khả năng xử lý nhanh chóng dữ liệu biến đổi, PrintShop Mail là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp in ấn, quảng cáo và tiếp thị trực tiếp.

Hướng dẫn sử dụng Printshop Mail

* Các bước cần chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm PrinShop Mail

Sau khi xử lí dàn file trên khổ giấy, lưu file thiết kế ở định dạng PDF( dưới 10MB) hoặc dạng ảnh để đưa vào phần mềm PrintShop Mail.

Tạo dữ liệu theo yêu cầu của khách hàng trên Excel để nhập dữ liệu vào PrintShop Mail.

Sau khi đã chuẩn bị xong ta khởi động phần mềm PrintShop Mail

*Giao diện phần mềm

Làm quen với phần mềm Printshop Mail

Các thanh công cụ được sử dụng nhiều

Khung làm việc và khung dữ liệu

Các công cụ được sử dụng nhiều nhất để làm việc trong Printshop Mail

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PRINTSHOP MAIL ĐỂ CHẠY DỮ LIỆU

Bước 1: Tạo dữ liệu để chạy PrintShop Mail
- Trước hết ta phải tạo dữ liệu bằng cách:
- Cách 1: tạo mã biến đổi ngẫu nhiên bằng tool tạo mã biến đổi
- Cách 2: tạo mã biến đổi bằng phần mền Excel
- Và bước quan trọng nhất là tạo dữ liệu để phần mềm PrintShop Mail đọc và chạy được dữ liệu.
Cách làm:
- Từ dữ liệu đã tạo và dựa vào số vị trí cần chạy dữ liệu trên thiết kế ta gắn cho số vị trí ô đó mỗi ô 1 tên hàm
- Giả sử có 21 ô vị trí cần chạy thì đặt bất cứ tên gì bạn nhớ để chỉnh sửa khi đưa vào printshop mail 1 cách tiện nhất
- VD: a1, a2, a3, a4,…a21 (có thể đặt tên khác như 1,2,3,4… nếu có 2 phần dữ liệu khác nhau trên 1 thiết kế…)
- Mỗi trường dữ liệu sẽ tương ứng với 1 cột dữ liệu nhảy lần lượt qua các trang cho đến hết
Sau khi tạo dữ liệu từ Excel ta tiến hành lưu file lại
*(Bước này quan trọng nhất phải làm dữ liệu chính xác nếu sai thì toàn bộ dữ liệu sẽ in sai)

Bước 2: Cài thông số và khổ giấy cho PrintShop Mail

Chọn mục File trên thanh công cụ => chọn Page Setup

Sau khi bảng thông số Page Setup hiện ra, ở bảng này ta không thể chỉnh sửa kích thước nên ta chọn Change => xuất hiện bảng Printer
- Nhấn vào mũi tên để chọn Adobe PDF để xuất file PDF sau đó nhấn Ok
- Tiếp tục ở bảng Page Setup chọn Advanced.. ( nếu chọn máy in thì set thông số theo máy in), chọn Adobe PDF thì cài như sau:
- Ở mục Adobe PDF => Tích bỏ ô Rely on system font only; do not you document font
- Ở mục Layout => nhấn vào Advanced… để chọn khổ giấy và set thông số
- Bảng Adobe… xuất hiện => Ở phần Paper size nhấn vào mũi tên chọn PotsScript Custom Page size
- Chọn đơn vị (mm) và set kích thước khổ giấy theo mong muốn sau đó nhấn OK
- Sau đó nhấn OK lần lượt tất cả các bảng ta sẽ tạo được khổ giấy muốn in như sau
Bước 3: Đưa thiết kế và dữ liệu vào PrintShop Mail
- Cách 1: Nhấn vào biểu tượng Place PDF (lưu ý – File phải có dung lượng dưới 10KB) sau đó chọn file mà bạn muốn đưa vào nhấn Open
- Cách 2: Nhấn vào biểu tượng Insert image – sau đó chọn file mà bạn muốn đưa vào và nhấn Open

=> Sau khi đưa thiết kế vào PrintShop Mail ta sẽ được như này

Sau khi đã có thiết kế ta tiến hành đưa dữ liệu đã tạo vào Printshop Mail để chạy
Cách làm:
- Chọn Database trên thanh công cụ sau đó chọn Open => chọn file dữ liệu mà bạn đã lưu trước đó sau đó nhấn Open
- Dữ liệu sau khi đã mở sẽ hiển thị ở ô Data Fiels bao gồm cột Name (tên trường dữ liệu) cột Value (dữ liệu tương ứng với mỗi tên trường), Type (loại dữ liệu)
- Tiến hành nhấn giữ và kéo các trường dữ liệu vào vị trí mà ta muốn chạy dữ liệu
- Sau đó ta tiến hành chỉnh sửa font chữ, kích thước chữ như đã chốt với khách => Sao chép các ô và chỉnh sửa tên trường sao cho các tên ở cột name hiện dấu tích thì khi đó các trường dữ liệu mới được chạy hết và không bị chạy lặp hay thiếu.

Bước 4: Đặt số nhảy cho trang
- Click vào công cụ Place Variable Text kéo thả chuột vào vị trí cần đặt số nhảy để tạo ô số nhảy
- Sau đó gõ cú pháp @sonhay@/số tờ hoặc có thể đặt theo mong muốn nhưng phải có cú pháp @sonhay@ – Ví Dụ @sonhay@/500 tờ hoặc File1 @sonhay@/500 tờ
- Chọn lại công cụ Place Variable Text và click chuột phải vào ô số nhảy vừa tạo => chọn Edit Expression
- Bảng Edit Expression hiện ra ở ô Functions lướt tìm và nhấn vào 3 chấm ở hàng Counter để mở bảng tạo số nhảy
- Bảng tạo sô nhảy hiện ra trong đó:
  - Ta gọi chúng là A B C D E chính là một con số bắt đầu biến đổi
  - A là số bắt đầu
  - B là số kết thúc
  - VD : 1 – 1000 thì số 1 là số bắt đầu – 1000 là con số kết thúc chuỗi biến đổi
  - Ta sẽ bắt đầu biến đổi từ con số 1 ( 1 là số bắt đầu A) và đến 1000 thì (1000 là số kết thúc B )
  - C là bước nhảy của số biến đổi VD : nếu ta chỉ bước nhảy là 1 sẽ nhảy theo thứ tự 1,2,3,4,5,6,7,…. thì nếu chỉnh số bước nhảy là 2 thì sẽ là 1,3,5,7,9….
  - D số lượng con số trong chuỗi số nhảy VD : ta đặc lệnh chạy từ 1 đến 5000 thì số lượng số ở đây đặc là 4 ( chạy từ 0001-4999 )là có đủ số để chạy đến 5000 hoặc có thể ta sẽ để dư số hơn tùy mỗi người
  - E: lệnh TRUE này ta sẽ mặc định vì nó trả số không về đằng trước còn False là không có số không VD : 000123, 00123, 0123 đây lệnh TRUE

Ví dụ: Có tổng là 193 trang thì ta sẽ làm như sau
Click vào công cụ Place Variable Text kéo thả chuột vào vị trí cần đặt số nhảy để tạo ô số nhảy

Sau đó gõ cú pháp @sonhay@/193
Chọn lại công cụ Place Variable Text và click chuột phải vào ô số nhảy vừa tạo => chọn Edit Expression
Bảng Edit Expression hiện ra ở ô Functions lướt tìm và nhấn vào 3 chấm ở hàng Counter để mở bảng tạo số nhảy
- 1 – 193 thì số 1 là số bắt đầu – 193 là con số kết thúc chuỗi biến đổi
- Ta sẽ bắt đầu biến đổi từ con số 1 ( 1 là số bắt đầu A) và đến 193 thì (193 là số kết thúc B )
- C là bước nhảy của số biến đổi VD : nếu ta chỉ bước nhảy là 1 sẽ nhảy theo thứ tự 1,2,3,4,5,6,7,…. thì nếu chỉnh số bước nhảy là 2 thì sẽ là 1,3,5,7,9….
- D số lượng con số trong chuỗi số nhảy VD : ta đặc lệnh chạy từ 1 đến 193 thì số lượng số ở đây đặt là 3 ( chạy từ 001-999 )là có đủ số để chạy đến 193 hoặc có thể ta sẽ để dư số hơn tùy mỗi người
- E: lệnh TRUE này ta sẽ mặc định vì nó trả số không về đằng trước còn False là không có số không VD : 000123, 00123, 0123 đây lệnh TRUE

- Sau đó nhấn OK

Ta có thể chỉnh sửa nhanh ở vị trí này nếu bạn nắm rõ từng vị trí

Sau khi chỉnh sửa xong ta nhấn OK và được kết quả như này

Bước 5: Xuất file và in ấn
- Sau khi hoàn tất phần dữ liệu ta tiến hành xuất file để in ấn:
- Chọn File => Chọn Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P sẽ xuất hiện hộp thoại:
  - Lựa chọn định dạng xuất file
  - Lựa chọn số trang cần xuất
  - Nhấn OK để xuất file

- Chọn đúng định dạng file PDF và chọn số trang cần xuất để in, sau khi xong nhấn chọn Print để xuất file
- Khi xuất hộp thoại lưu sẽ không hiển thị ta sẽ nhấn biểu tượng máy in ở thanh Taskbar và tiến hành đặt tên lưu file